SUNGAI RAYA — Angka 88 bukan sekadar skor. Bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kubu Raya, angka itu menjadi indikator transformasi arsip dari tumpukan kertas ke sistem elektronik mulai berjalan. Namun, pengelolaan arsip konvensional tetap menjadi pekerjaan rumah yang tak bisa ditinggalkan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kubu Raya, Rudy Fitriyanto, mengatakan penguatan tata kelola kearsipan dilakukan untuk mendukung pemerintahan yang transparan dan akuntabel. “Arsip bukan sekadar dokumen administratif, tetapi juga bukti pertanggungjawaban, sumber informasi resmi, dan memori kolektif daerah,” ujarnya di Sungai Raya, Minggu.
Dua Jalur Kearsipan Harus Berjalan Beriringan
Rudy menegaskan, digitalisasi bukan berarti meninggalkan arsip fisik. Keduanya harus ditata secara paralel. “Kearsipan itu ada dua, digital dan konvensional. Keduanya harus terus kita tata supaya tenaga kearsipan semakin profesional dan kualitas pengelolaan arsip terus meningkat,” katanya.
Aplikasi Srikandi menjadi tulang punggung sistem pengelolaan arsip elektronik di lingkungan Pemkab Kubu Raya. Namun, Rudy mengakui masih ada persoalan di tingkat OPD. “Sarana dan prasarana di setiap OPD masih kurang, sumber daya manusianya terbatas, termasuk keberpihakan penganggaran terhadap kegiatan kearsipan yang belum maksimal,” ungkapnya.
Pembinaan untuk Menyeragamkan Pengelolaan
Untuk mengatasi celah itu, Pemkab Kubu Raya menggelar kegiatan Pembinaan dan Pengelolaan Arsip bagi para arsiparis dan pengelola arsip. Targetnya sederhana: menciptakan standar pengelolaan yang sama di seluruh perangkat daerah, sekaligus menanamkan kesadaran bahwa arsip adalah aset daerah, bukan sekadar tumpukan dokumen usang.
“Ada beberapa output yang ingin kita capai, di antaranya terwujudnya keseragaman pengelolaan arsip di seluruh perangkat daerah serta meningkatnya kesadaran akan pentingnya arsip sebagai aset daerah,” kata Rudy.
Bagaimana Keamanan Data Digital Dijamin?
Seiring meningkatnya volume arsip digital, risiko kebocoran data ikut membesar. Rudy memastikan, pengamanan dilakukan melalui penguatan sistem keamanan siber yang terintegrasi dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Kubu Raya dilibatkan untuk memastikan data arsip daerah tidak bocor atau disalahgunakan.
Dengan nilai kearsipan digital yang sudah menyentuh 88, Kubu Raya berada di posisi yang cukup baik dibandingkan kabupaten lain di Kalimantan Barat. Namun, tanpa perbaikan sarana dan penambahan tenaga arsiparis, angka itu bisa mentok. Rudy sadar betul: transformasi digital tidak akan berjalan mulus kalau infrastruktur dasar dan sumber daya manusia masih timpang.
